25 октября 2024, в 17:42.

Командировочные расходы: что нужно знать работнику, направляемому в командировку

Все мы иногда отправляемся туда, куда нас посылает организация, то есть в служебную командировку. Какая поездка считается служебной командировкой, как оплачивается работа в командировке, возмещаются расходы на найм жилья и проживание, какие документы оформляются накануне и по завершении командировки – расскажем в статье.

Законодательство по служебным командировкам

Направление работника в поездку по делам предприятия или организации законодательно определено в статьях 91, 92, 93, 95 Трудового кодекса Республики Беларусь и Положении о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее – Положение), утвержденном Постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176. Последняя редакция Положения датируется мартом 2024 года.

В отдельной организации может быть разработано своё Положение о командировках или другой локальный правовой акт (ЛПА) на основе вышеуказанных документов.

Служебной командировкой считается поездка в другую местность, отличную от места нахождения нанимателя, с целью выполнения производственного задания.

Существует ограничение по времени командировки, её продолжительность без согласия работника должна быть не более 30 календарных дней. Обязательно нужно получить согласие при направлении в командировку женщины, имеющей детей в возрасте до 14 лет. Запрещается отправлять в командировки беременных женщин.

Бывает, что работник ежедневно или часто ездит по работе по одним и тем же маршрутам. Так вот, эти поездки не будут считаться командировками, потому что в случае регулярных поездок считается, что работа носит разъездной характер и компенсирующие выплаты за неё осуществляются по-иному. Также не будут считаться командировками поездки в пределах одного города.

Интересный случай: например, работник следует из Минска через территорию Минского района в аэропорт Минск. Так вот, эта поездка также не будет признана командировкой, так как аэропорт относится к городу Минску.

Для того, чтобы с полным правом отправиться в другую местность по работе, необходимо соблюсти следующий регламент действий:

  1. наниматель на основании докладной записки руководителя подразделения или заявления самого работника оформляет приказ,
  2. работник должен ознакомиться с приказом под подпись,
  3. бухгалтерия на основании приказа выдаёт аванс командируемому работнику.

В приказе о командировании конкретно указывается кто, куда, с какой целью и на какой срок командируется, а также уточняются иные условия.

Например: «Направить в служебную командировку в г. Минск сроком 2 суток с 22 октября 2024 года по 23 октября 2024 года для заключения договоров на ремонт оборудования юрисконсульта Кондратова Алексея Андреевича.».

В приказе также должно быть сказано об оплате труда во время поездки. Может быть указано место проживания или оговорено условие об ежедневном возвращении работника к постоянному месту проживания, определён вид транспорта.

Новшество 2024 года: в приказе может быть определено иное место проживания, отличающееся от места командировки.

Железнодорожный вокзал

Выдача командировочного удостоверения работнику по законодательству сейчас не обязательна. Наниматель может выдавать удостоверение на своё усмотрение, определив форму документа самостоятельно. Необходимость составления письменного отчёта о выполнении задания на командировку также определяется на усмотрение нанимателя.

Накануне выезда в командировку работнику перечисляют аванс в виде необходимой суммы на покупку билетов для проезда к месту командировки и обратно, средств на аренду жилья, а также суммы на проживание вне места жительства (суточные). Срок выдачи аванса не установлен в законодательстве, однако его целесообразно выдать заблаговременно. Выдача аванса позже срока начала командировки или невыдача его вовсе будет считаться административным правонарушением.

Суточные расходы: что нужно знать

Размер расходов на проживание вне места жительства или суточных расходов устанавливается Положением и с апреля 2024 года составляет 12 белорусских рублей за каждый день командировки по территории республики. Ежегодно Минтруда и соцзащиты совместно с Министерством финансов рассматривает вопрос о корректировке размеров суточных, при необходимости их размер увеличивается.

Размеры суточных при командировках за пределы РБ отличаются и зависят от страны, куда направляется работник. Так, при командировке в Россию работник получит на день 25 долларов США, кроме командировки в отдельные определённые в списке крупные города. При командировании в Москву и Санкт-Петербург выдадут 40 долларов США на сутки, в Астрахань или Калининград – 35, в Новосибирск – 30 и т.д.

При командировке в Армению выдадут 35 долларов США, в Германию – 80 евро, в Латвию – 60 евро, в Литву - 55 евро, а в Польшу – 65 долларов на сутки.

Есть определённые особенности при направлении в командировку творческих работников для участия в гастролях, а также высших должностных лиц государства, отражённые в Положении.

Первым днём командировки считается дата выезда, последним – дата приезда. Даже если работник отправится в командировку поздно вечером, до 24 часов, этот день будет считаться днём командировки и суточные за него перечислят.

То же касается и даты возвращения. Временем возвращения может быть самое начало суток, например, поезд пришёл в 06:00. Этот день считается днём возвращения из командировки и суточные за него работнику выплатят.

Наименование расходов

Размеры возмещения, рублей в сутки

Суточные

12,0

Расходы по найму жилого помещения:

 

в областных центрах и г. Минске

50,0

в районных центрах

25,0

в остальных населенных пунктах

20,0

Оплата труда в командировке

Работа во время служебной поездки выполняется по графику работы организации в месте командировки. При этом работа не должна выполняться сверх нормы или в свой выходной день. Если такая необходимость появилась, нужно будет оформить соответствующий приказ: о привлечении сотрудника к сверхурочной работе либо о привлечении к работе в выходной день.

Оплачивается работа в командировке не ниже среднего заработка работника за все рабочие дни недели по графику работы. Оплату могут производить по окладу или по тарифной ставке работника с учётом положенной премии и других выплат, установленных действующей в организации системой оплаты труда.

При этом, если заработная плата за дни командировки окажется по расчёту ниже его среднего заработка, то следует рассчитывать зарплату за время командировки по среднему заработку. Средний дневной заработок для оплаты командировок рассчитывается установленным порядком согласно Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 апреля 2000 года № 47, на основании зарплаты за 2 предыдущих месяца до месяца начала командировки.

Самолет БелавиаФото: freesmi.by

Расходы на проезд: что возмещается, а что нет

Кроме суточных расходов, оплачиваются расходы на проезд туда и обратно любым видом транспорта согласно фактической стоимости билетов: автомобильным, железнодорожным, воздушным или водным. В том числе оплатят и входящие в цену билета комиссионные сборы, стоимость услуги бронирования, сервисный сбор и стоимость комплекта постельного белья.

Расходы по провозу багажа сверх входящей в билет нормы также возместят, если провоз багажа предусматривался заданием на командировку.

Не оплачиваются передвижения в командировке на такси и иные расходы на проезд по месту командировки, так как они считаются входящими в норму суточных расходов.

В командировках на территории Беларуси оплату расходов по проезду осуществят по фактической стоимости билетов, за границей – по тарифам на проезд соответствующим транспортом, по решению нанимателя - по тарифам бизнес-класса.

Если работник будет проживать во время командировки в другом городе (это должно отражаться в приказе), расходы по проезду туда и обратно ему оплатят за каждый рейс после предъявления подтверждающих документов.

Билеты на проезд работник может приобретать самостоятельно, тогда их необходимо будет приложить к авансовому отчёту о командировке.

Новшество 2024 года: при проезде автомобильным транспортом (например, маршрутным такси) важно, чтобы выбранный перевозчик состоял в реестре регулярных перевозчиков, осуществляющих услуги автотранспорта. Иначе расходы на проезд не возместят.

Если работник не предоставит проездные документы, дорогу в каждую сторону ему оплатят в размере 0,1 базовой величины. На настоящий момент эта сумма составит 4 белорусских рубля.

Новшество 2024 года: если работник будет ежедневно возвращаться из командировки к месту жительства и утром выезжать снова и не предъявит билеты, то 0,1 базовых заплатят за каждую поездку.

Люди с чемоданамиФото: nordin.by

Аренда жилья в командировках: новые правила

Организациям предоставлено право самостоятельно определять, как они будут оплачивать аренду жилья в командировке: согласно предоставленным работником документам, оговорив это в ЛПА, либо по нормам, установленным Положением.

Для областных городов и Минска норма расходов на аренду жилья составит 50 рублей за сутки, для районных центров – 25 рублей, для остальных населённых пунктов – 20 рублей за сутки проживания. Количество суток определяется количеством ночей за время командировки.

Если фактические расходы на найм жилого помещения превысят эти нормы, то наниматель вправе оплатить расходы по факту, но не выше стоимости номера 1 категории в гостинице города, куда командирован сотрудник.

При отсутствии документов, подтверждающих найм жилья, наниматель возместит работнику расходы в размере не менее 5%, но не более 20% от установленным норм за каждые сутки проживания. Это также оговаривается в конкретном ЛПА организации.

Если работник заболел в командировке, ему оплатят дополнительные дни аренды жилья. Естественно, болезнь должна быть подтверждена медицинскими документами, выданными учреждениями здравоохранения.

Новшество 2024 года: работнику, снявшему жилое помещение у индивидуального предпринимателя, физического лица, в санаторно-курортной или иной организации, которые предоставляют услуги краткосрочного проживания, кроме агроэкоусадьбы, возместят расходы по их фактической стоимости. При этом также действует ограничение: расходы сверх стоимости номера 1 категории в гостинице по месту командировки не возместят.

Гостиница

Расходы на проживание командированным за пределы Республики Беларусь компенсируются согласно подтверждающим документам в пределах норм, установленных в Приложении 2 Положения (см.таблицу).

Место командировки

Наименование валюты

Размеры возмещения

суточных

расходов по найму жилого помещения (в сутки)

Австралия

доллары США

95

175

Австрия

евро

100

110

Азербайджан

доллары США

35

75

Албания

доллары США

35

80

Алжир

доллары США

100

125

Ангола

доллары США

65

140

Андорра

евро

50

90

Антигуа и Барбуда

доллары США

115

155

Аргентина

доллары США

55

190

Армения

доллары США

35

90

Афганистан

доллары США

45

100

Багамы

доллары США

130

250

Бангладеш

доллары США

35

95

Барбадос

доллары США

140

245

Бахрейн

доллары США

80

170

Белиз

доллары США

45

170

Бельгия

евро

90

205

Бенин

доллары США

55

120

Бермуды

доллары США

95

355

Болгария

евро

45

110

Боливия

доллары США

50

100

Босния и Герцеговина

евро

50

70

Ботсвана

доллары США

55

130

Бразилия

евро

35

65

Бруней

доллары США

40

115

Буркина-Фасо

доллары США

60

170

Бурунди

доллары США

70

130

Вануату

доллары США

90

205

Великобритания

доллары США

105

270

Венгрия

евро

65

155

Венесуэла

доллары США

35

120

Вьетнам

доллары США

45

110

Габон

доллары США

110

175

Гаити

доллары США

70

150

Гайана

доллары США

75

155

Гамбия

доллары США

40

135

Гана

доллары США

55

155

Гватемала

доллары США

70

100

Гвинея

доллары США

55

120

Гвинея-Бисау

доллары США

55

70

Германия

евро

80

145

Гибралтар

доллары США

70

255

Гондурас

доллары США

55

130

Гонконг

доллары США

75

210

Гренада

доллары США

90

195

Греция

евро

75

145

Грузия

доллары США

50

125

Дания

евро

95

160

Демократическая Республика Конго

доллары США

75

180

Джибути

доллары США

70

120

Доминиканская Республика

доллары США

60

150

Египет

доллары США

80

160

Замбия

доллары США

65

175

Зимбабве

доллары США

55

120

Израиль

доллары США

95

260

Индия

доллары США

55

120

Индонезия

доллары США

65

120

Иордания

доллары США

80

145

Ирак

доллары США

70

135

Иран

доллары США

25

70

Ирландия

евро

85

185

Исландия

доллары США

90

190

Испания

евро

85

145

Италия

евро

85

135

Йемен

доллары США

55

75

Кабо-Верде

доллары США

75

105

Казахстан

доллары США

50

80

Острова Кайман

доллары США

95

235

Камбоджа

доллары США

50

85

Камерун

доллары США

70

115

Канада

доллары США

100

205

Катар

доллары США

90

205

Кения

доллары США

65

165

Кипр

евро

65

95

Китай

доллары США

70

145

Корейская Народно-Демократическая Республика

доллары США

50

165

Республика Корея

доллары США

80

200

Колумбия

доллары США

25

110

Коморы

доллары США

70

120

Конго

доллары США

60

170

Коста-Рика

доллары США

70

125

Кот-д'Ивуар

доллары США

55

110

Куба

евро

50

160

Кувейт

доллары США

95

170

Кыргызстан

доллары США

35

125

Лаос

доллары США

60

100

Латвия

евро

60

110

Лесото

доллары США

45

75

Либерия

доллары США

90

175

Ливан

доллары США

60

160

Ливия

доллары США

55

140

Литва

евро

55

115

Лихтенштейн

евро

90

215

Люксембург

евро

90

225

Маврикий

доллары США

65

175

Мавритания

доллары США

50

110

Мадагаскар

доллары США

45

120

Макао

доллары США

55

130

Северная Македония

евро

40

65

Малави

доллары США

45

120

Малайзия

доллары США

70

110

Мали

доллары США

80

110

Мальдивы

доллары США

55

160

Мальта

евро

80

165

Марокко

доллары США

65

130

Мексика

доллары США

90

225

Мозамбик

доллары США

75

130

Молдова

доллары США

50

90

Монако

евро

70

200

Монголия

доллары США

40

135

Мьянма

доллары США

35

75

Намибия

доллары США

45

140

Непал

доллары США

45

110

Нигер

доллары США

65

90

Нигерия

доллары США

25

80

Нидерланды

евро

80

155

Никарагуа

доллары США

50

110

Новая Зеландия

доллары США

95

170

Норвегия

доллары США

145

150

Объединенные Арабские Эмираты

доллары США

120

200

Оман

доллары США

80

160

Пакистан

доллары США

50

205

Палау

доллары США

80

185

Панама

доллары США

75

140

Папуа - Новая Гвинея

доллары США

70

210

Парагвай

доллары США

65

100

Перу

доллары США

75

180

Польша

доллары США

65

150

Португалия

евро

80

155

Пуэрто-Рико

доллары США

90

215

Российская Федерация

доллары США

25

80

Москва, Санкт-Петербург

доллары США

40

145

Астрахань

доллары США

35

85

Калининград

доллары США

35

105

Мурманск

доллары США

25

105

Новосибирск

доллары США

30

95

Самара

доллары США

40

90

Сочи

доллары США

25

135

Тверь

доллары США

40

80

Владивосток

доллары США

30

120

Руанда

доллары США

50

110

Румыния

евро

55

140

Эль-Сальвадор

доллары США

65

130

Самоа

доллары США

50

85

Сан-Марино

евро

85

135

Сан-Томе и Принсипи

доллары США

55

90

Саудовская Аравия

доллары США

90

205

Эсватини

доллары США

45

135

Сейшелы

доллары США

95

165

Сенегал

доллары США

80

150

Сент-Люсия

доллары США

95

265

Сербия

евро

55

100

Сингапур

доллары США

105

245

Сирия

доллары США

65

130

Словакия

евро

60

135

Словения

евро

65

140

Сомали

доллары США

45

160

Судан

доллары США

50

95

Суринам

доллары США

55

125

Соединенные Штаты Америки

доллары США

110

235

Сьерра-Леоне

доллары США

65

160

Таджикистан

доллары США

40

110

Таиланд

доллары США

80

135

Танзания

доллары США

60

140

Того

доллары США

60

125

Тонга

доллары США

50

150

Тринидад и Тобаго

доллары США

100

195

Тунис

доллары США

45

90

Туркменистан

доллары США

80

135

Турция

доллары США

40

90

Уганда

доллары США

45

145

Узбекистан

доллары США

45

125

Украина

доллары США

55

105

Уругвай

доллары США

65

125

Фиджи

доллары США

70

135

Филиппины

доллары США

85

145

Финляндия

евро

85

190

Франция

евро

110

170

Хорватия

доллары США

70

135

Центральноафриканская Республика

доллары США

70

110

Чад

доллары США

45

95

Черногория

евро

30

65

Чехия

евро

60

140

Чили

доллары США

85

210

Швейцария

евро

90

215

Швеция

доллары США

85

250

Шри-Ланка

доллары США

50

145

Эквадор

доллары США

55

120

Экваториальная Гвинея

доллары США

50

150

Эритрея

доллары США

85

80

Эстония

евро

95

105

Эфиопия

доллары США

60

110

Южно-Африканская Республика

доллары США

35

120

Южный Судан

доллары США

30

85

Ямайка

доллары США

75

220

Япония

доллары США

100

195

Иные расходы, подлежащие компенсации

К иным расходам, которые компенсируются при командировках, относятся:

  • расходы по оформлению и выдаче виз,
  • уплате обязательных пошлин и сборов,
  • страхованию,
  • проведению обязательных лабораторных тестов,
  • комиссионные расходы при обмене валюты,
  • аренде автомобиля за границей,
  • расходы на горюче-смазочные материалы,
  • по оплате проезда по платным дорогам и прочие.

Такие расходы работник вправе осуществлять только с разрешения нанимателя, предварительно уведомив его об этом.

Все эти расходы также нужно будет подтвердить, приложив соответствующие документы.

Фото: telegra.ph

Как правильно оформить авансовый отчёт для возмещения расходов

По завершении командировки работник в течение 15 рабочих дней должен оформить авансовый отчёт об использовании денежных средств установленной формы с приложением всех подтверждающих его расходы документов.

Это могут быть проездные билеты в бумажном или электронном варианте (их нужно будет распечатать на принтере), чеки на оплату найма жилого помещения, счёт и квитанция об оплате из гостиницы, договор найма квартиры с индивидуальным предпринимателем или физическим лицом, иные документы, подтверждающие использование финансов.

В авансовом отчёте виден расчёт полной суммы командировочных расходов, разделённых по статьям бухгалтерского учёта. С помощью авансового отчёта с работником осуществляется окончательный расчёт по командировке путём зачисления необходимой суммы или удержания перерасходованных средств.

Грузовые перевозки

Командировочные расходы для водителей: особенности и нюансы

Водителям, работающим в автомобильных перевозках, за время нахождения в командировке возмещаются суточные за все дни и расходы по аренде жилья в виде общей выплаты без подтверждающих документов.

Размеры общей выплаты за время нахождения на территории Беларуси составляют от однократного до пятикратного размера суточных, то есть до 60 рублей. За время нахождения за пределами республики в размере не менее 25 евро и не более 150 евро.

Конкретный размер общей выплаты устанавливается работодателем.

В случае, если расходы водителя за границей превысят выданную ему сумму, ему возместят превышение стоимости аренды жилья при предъявлении подтверждающих документов. При этом будет применяться установленное Положением ограничение размеров расходов на найм жилья в соответствующей стране.

Водителям компенсируются иные расходы, понесённые в командировке с ведома и разрешения работодателя. К ним относятся расходы по оформлению виз, страхованию от несчастных случаев, страхованию автомобиля и гражданской ответственности перевозчика, оплате дорожных сборов, приобретению топлива, ремонту и мойке автомобиля, услуги логистических центров и прочие. Оплата прочих расходов также производится согласно подтверждающим документам.

 

—***—
Читайте нас в Яндекс.Дзен и Google News. Присоединяйтесь!
Хотите поделиться интересной новостью? Отправьте ее нам в телеграм-бот.
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите CTRL+ENTER.