Командировочные расходы: что нужно знать работнику, направляемому в командировку
Все мы иногда отправляемся туда, куда нас посылает организация, то есть в служебную командировку. Какая поездка считается служебной командировкой, как оплачивается работа в командировке, возмещаются расходы на найм жилья и проживание, какие документы оформляются накануне и по завершении командировки – расскажем в статье.
Законодательство по служебным командировкам
Направление работника в поездку по делам предприятия или организации законодательно определено в статьях 91, 92, 93, 95 Трудового кодекса Республики Беларусь и Положении о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее – Положение), утвержденном Постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176. Последняя редакция Положения датируется мартом 2024 года.
В отдельной организации может быть разработано своё Положение о командировках или другой локальный правовой акт (ЛПА) на основе вышеуказанных документов.
Служебной командировкой считается поездка в другую местность, отличную от места нахождения нанимателя, с целью выполнения производственного задания.
Существует ограничение по времени командировки, её продолжительность без согласия работника должна быть не более 30 календарных дней. Обязательно нужно получить согласие при направлении в командировку женщины, имеющей детей в возрасте до 14 лет. Запрещается отправлять в командировки беременных женщин.
Бывает, что работник ежедневно или часто ездит по работе по одним и тем же маршрутам. Так вот, эти поездки не будут считаться командировками, потому что в случае регулярных поездок считается, что работа носит разъездной характер и компенсирующие выплаты за неё осуществляются по-иному. Также не будут считаться командировками поездки в пределах одного города.
Интересный случай: например, работник следует из Минска через территорию Минского района в аэропорт Минск. Так вот, эта поездка также не будет признана командировкой, так как аэропорт относится к городу Минску.
Для того, чтобы с полным правом отправиться в другую местность по работе, необходимо соблюсти следующий регламент действий:
- наниматель на основании докладной записки руководителя подразделения или заявления самого работника оформляет приказ,
- работник должен ознакомиться с приказом под подпись,
- бухгалтерия на основании приказа выдаёт аванс командируемому работнику.
В приказе о командировании конкретно указывается кто, куда, с какой целью и на какой срок командируется, а также уточняются иные условия.
Например: «Направить в служебную командировку в г. Минск сроком 2 суток с 22 октября 2024 года по 23 октября 2024 года для заключения договоров на ремонт оборудования юрисконсульта Кондратова Алексея Андреевича.».
В приказе также должно быть сказано об оплате труда во время поездки. Может быть указано место проживания или оговорено условие об ежедневном возвращении работника к постоянному месту проживания, определён вид транспорта.
Новшество 2024 года: в приказе может быть определено иное место проживания, отличающееся от места командировки.
Выдача командировочного удостоверения работнику по законодательству сейчас не обязательна. Наниматель может выдавать удостоверение на своё усмотрение, определив форму документа самостоятельно. Необходимость составления письменного отчёта о выполнении задания на командировку также определяется на усмотрение нанимателя.
Накануне выезда в командировку работнику перечисляют аванс в виде необходимой суммы на покупку билетов для проезда к месту командировки и обратно, средств на аренду жилья, а также суммы на проживание вне места жительства (суточные). Срок выдачи аванса не установлен в законодательстве, однако его целесообразно выдать заблаговременно. Выдача аванса позже срока начала командировки или невыдача его вовсе будет считаться административным правонарушением.
Суточные расходы: что нужно знать
Размер расходов на проживание вне места жительства или суточных расходов устанавливается Положением и с апреля 2024 года составляет 12 белорусских рублей за каждый день командировки по территории республики. Ежегодно Минтруда и соцзащиты совместно с Министерством финансов рассматривает вопрос о корректировке размеров суточных, при необходимости их размер увеличивается.
Размеры суточных при командировках за пределы РБ отличаются и зависят от страны, куда направляется работник. Так, при командировке в Россию работник получит на день 25 долларов США, кроме командировки в отдельные определённые в списке крупные города. При командировании в Москву и Санкт-Петербург выдадут 40 долларов США на сутки, в Астрахань или Калининград – 35, в Новосибирск – 30 и т.д.
При командировке в Армению выдадут 35 долларов США, в Германию – 80 евро, в Латвию – 60 евро, в Литву - 55 евро, а в Польшу – 65 долларов на сутки.
Есть определённые особенности при направлении в командировку творческих работников для участия в гастролях, а также высших должностных лиц государства, отражённые в Положении.
Первым днём командировки считается дата выезда, последним – дата приезда. Даже если работник отправится в командировку поздно вечером, до 24 часов, этот день будет считаться днём командировки и суточные за него перечислят.
То же касается и даты возвращения. Временем возвращения может быть самое начало суток, например, поезд пришёл в 06:00. Этот день считается днём возвращения из командировки и суточные за него работнику выплатят.
Наименование расходов | Размеры возмещения, рублей в сутки |
Суточные | 12,0 |
Расходы по найму жилого помещения: |
|
в областных центрах и г. Минске | 50,0 |
в районных центрах | 25,0 |
в остальных населенных пунктах | 20,0 |
Оплата труда в командировке
Работа во время служебной поездки выполняется по графику работы организации в месте командировки. При этом работа не должна выполняться сверх нормы или в свой выходной день. Если такая необходимость появилась, нужно будет оформить соответствующий приказ: о привлечении сотрудника к сверхурочной работе либо о привлечении к работе в выходной день.
Оплачивается работа в командировке не ниже среднего заработка работника за все рабочие дни недели по графику работы. Оплату могут производить по окладу или по тарифной ставке работника с учётом положенной премии и других выплат, установленных действующей в организации системой оплаты труда.
При этом, если заработная плата за дни командировки окажется по расчёту ниже его среднего заработка, то следует рассчитывать зарплату за время командировки по среднему заработку. Средний дневной заработок для оплаты командировок рассчитывается установленным порядком согласно Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 апреля 2000 года № 47, на основании зарплаты за 2 предыдущих месяца до месяца начала командировки.
Расходы на проезд: что возмещается, а что нет
Кроме суточных расходов, оплачиваются расходы на проезд туда и обратно любым видом транспорта согласно фактической стоимости билетов: автомобильным, железнодорожным, воздушным или водным. В том числе оплатят и входящие в цену билета комиссионные сборы, стоимость услуги бронирования, сервисный сбор и стоимость комплекта постельного белья.
Расходы по провозу багажа сверх входящей в билет нормы также возместят, если провоз багажа предусматривался заданием на командировку.
Не оплачиваются передвижения в командировке на такси и иные расходы на проезд по месту командировки, так как они считаются входящими в норму суточных расходов.
В командировках на территории Беларуси оплату расходов по проезду осуществят по фактической стоимости билетов, за границей – по тарифам на проезд соответствующим транспортом, по решению нанимателя - по тарифам бизнес-класса.
Если работник будет проживать во время командировки в другом городе (это должно отражаться в приказе), расходы по проезду туда и обратно ему оплатят за каждый рейс после предъявления подтверждающих документов.
Билеты на проезд работник может приобретать самостоятельно, тогда их необходимо будет приложить к авансовому отчёту о командировке.
Новшество 2024 года: при проезде автомобильным транспортом (например, маршрутным такси) важно, чтобы выбранный перевозчик состоял в реестре регулярных перевозчиков, осуществляющих услуги автотранспорта. Иначе расходы на проезд не возместят.
Если работник не предоставит проездные документы, дорогу в каждую сторону ему оплатят в размере 0,1 базовой величины. На настоящий момент эта сумма составит 4 белорусских рубля.
Новшество 2024 года: если работник будет ежедневно возвращаться из командировки к месту жительства и утром выезжать снова и не предъявит билеты, то 0,1 базовых заплатят за каждую поездку.
Аренда жилья в командировках: новые правила
Организациям предоставлено право самостоятельно определять, как они будут оплачивать аренду жилья в командировке: согласно предоставленным работником документам, оговорив это в ЛПА, либо по нормам, установленным Положением.
Для областных городов и Минска норма расходов на аренду жилья составит 50 рублей за сутки, для районных центров – 25 рублей, для остальных населённых пунктов – 20 рублей за сутки проживания. Количество суток определяется количеством ночей за время командировки.
Если фактические расходы на найм жилого помещения превысят эти нормы, то наниматель вправе оплатить расходы по факту, но не выше стоимости номера 1 категории в гостинице города, куда командирован сотрудник.
При отсутствии документов, подтверждающих найм жилья, наниматель возместит работнику расходы в размере не менее 5%, но не более 20% от установленным норм за каждые сутки проживания. Это также оговаривается в конкретном ЛПА организации.
Если работник заболел в командировке, ему оплатят дополнительные дни аренды жилья. Естественно, болезнь должна быть подтверждена медицинскими документами, выданными учреждениями здравоохранения.
Новшество 2024 года: работнику, снявшему жилое помещение у индивидуального предпринимателя, физического лица, в санаторно-курортной или иной организации, которые предоставляют услуги краткосрочного проживания, кроме агроэкоусадьбы, возместят расходы по их фактической стоимости. При этом также действует ограничение: расходы сверх стоимости номера 1 категории в гостинице по месту командировки не возместят.
Расходы на проживание командированным за пределы Республики Беларусь компенсируются согласно подтверждающим документам в пределах норм, установленных в Приложении 2 Положения (см.таблицу).
Место командировки | Наименование валюты | Размеры возмещения | |
суточных | расходов по найму жилого помещения (в сутки) | ||
Австралия | доллары США | 95 | 175 |
Австрия | евро | 100 | 110 |
Азербайджан | доллары США | 35 | 75 |
Албания | доллары США | 35 | 80 |
Алжир | доллары США | 100 | 125 |
Ангола | доллары США | 65 | 140 |
Андорра | евро | 50 | 90 |
Антигуа и Барбуда | доллары США | 115 | 155 |
Аргентина | доллары США | 55 | 190 |
Армения | доллары США | 35 | 90 |
Афганистан | доллары США | 45 | 100 |
Багамы | доллары США | 130 | 250 |
Бангладеш | доллары США | 35 | 95 |
Барбадос | доллары США | 140 | 245 |
Бахрейн | доллары США | 80 | 170 |
Белиз | доллары США | 45 | 170 |
Бельгия | евро | 90 | 205 |
Бенин | доллары США | 55 | 120 |
Бермуды | доллары США | 95 | 355 |
Болгария | евро | 45 | 110 |
Боливия | доллары США | 50 | 100 |
Босния и Герцеговина | евро | 50 | 70 |
Ботсвана | доллары США | 55 | 130 |
Бразилия | евро | 35 | 65 |
Бруней | доллары США | 40 | 115 |
Буркина-Фасо | доллары США | 60 | 170 |
Бурунди | доллары США | 70 | 130 |
Вануату | доллары США | 90 | 205 |
Великобритания | доллары США | 105 | 270 |
Венгрия | евро | 65 | 155 |
Венесуэла | доллары США | 35 | 120 |
Вьетнам | доллары США | 45 | 110 |
Габон | доллары США | 110 | 175 |
Гаити | доллары США | 70 | 150 |
Гайана | доллары США | 75 | 155 |
Гамбия | доллары США | 40 | 135 |
Гана | доллары США | 55 | 155 |
Гватемала | доллары США | 70 | 100 |
Гвинея | доллары США | 55 | 120 |
Гвинея-Бисау | доллары США | 55 | 70 |
Германия | евро | 80 | 145 |
Гибралтар | доллары США | 70 | 255 |
Гондурас | доллары США | 55 | 130 |
Гонконг | доллары США | 75 | 210 |
Гренада | доллары США | 90 | 195 |
Греция | евро | 75 | 145 |
Грузия | доллары США | 50 | 125 |
Дания | евро | 95 | 160 |
Демократическая Республика Конго | доллары США | 75 | 180 |
Джибути | доллары США | 70 | 120 |
Доминиканская Республика | доллары США | 60 | 150 |
Египет | доллары США | 80 | 160 |
Замбия | доллары США | 65 | 175 |
Зимбабве | доллары США | 55 | 120 |
Израиль | доллары США | 95 | 260 |
Индия | доллары США | 55 | 120 |
Индонезия | доллары США | 65 | 120 |
Иордания | доллары США | 80 | 145 |
Ирак | доллары США | 70 | 135 |
Иран | доллары США | 25 | 70 |
Ирландия | евро | 85 | 185 |
Исландия | доллары США | 90 | 190 |
Испания | евро | 85 | 145 |
Италия | евро | 85 | 135 |
Йемен | доллары США | 55 | 75 |
Кабо-Верде | доллары США | 75 | 105 |
Казахстан | доллары США | 50 | 80 |
Острова Кайман | доллары США | 95 | 235 |
Камбоджа | доллары США | 50 | 85 |
Камерун | доллары США | 70 | 115 |
Канада | доллары США | 100 | 205 |
Катар | доллары США | 90 | 205 |
Кения | доллары США | 65 | 165 |
Кипр | евро | 65 | 95 |
Китай | доллары США | 70 | 145 |
Корейская Народно-Демократическая Республика | доллары США | 50 | 165 |
Республика Корея | доллары США | 80 | 200 |
Колумбия | доллары США | 25 | 110 |
Коморы | доллары США | 70 | 120 |
Конго | доллары США | 60 | 170 |
Коста-Рика | доллары США | 70 | 125 |
Кот-д'Ивуар | доллары США | 55 | 110 |
Куба | евро | 50 | 160 |
Кувейт | доллары США | 95 | 170 |
Кыргызстан | доллары США | 35 | 125 |
Лаос | доллары США | 60 | 100 |
Латвия | евро | 60 | 110 |
Лесото | доллары США | 45 | 75 |
Либерия | доллары США | 90 | 175 |
Ливан | доллары США | 60 | 160 |
Ливия | доллары США | 55 | 140 |
Литва | евро | 55 | 115 |
Лихтенштейн | евро | 90 | 215 |
Люксембург | евро | 90 | 225 |
Маврикий | доллары США | 65 | 175 |
Мавритания | доллары США | 50 | 110 |
Мадагаскар | доллары США | 45 | 120 |
Макао | доллары США | 55 | 130 |
Северная Македония | евро | 40 | 65 |
Малави | доллары США | 45 | 120 |
Малайзия | доллары США | 70 | 110 |
Мали | доллары США | 80 | 110 |
Мальдивы | доллары США | 55 | 160 |
Мальта | евро | 80 | 165 |
Марокко | доллары США | 65 | 130 |
Мексика | доллары США | 90 | 225 |
Мозамбик | доллары США | 75 | 130 |
Молдова | доллары США | 50 | 90 |
Монако | евро | 70 | 200 |
Монголия | доллары США | 40 | 135 |
Мьянма | доллары США | 35 | 75 |
Намибия | доллары США | 45 | 140 |
Непал | доллары США | 45 | 110 |
Нигер | доллары США | 65 | 90 |
Нигерия | доллары США | 25 | 80 |
Нидерланды | евро | 80 | 155 |
Никарагуа | доллары США | 50 | 110 |
Новая Зеландия | доллары США | 95 | 170 |
Норвегия | доллары США | 145 | 150 |
Объединенные Арабские Эмираты | доллары США | 120 | 200 |
Оман | доллары США | 80 | 160 |
Пакистан | доллары США | 50 | 205 |
Палау | доллары США | 80 | 185 |
Панама | доллары США | 75 | 140 |
Папуа - Новая Гвинея | доллары США | 70 | 210 |
Парагвай | доллары США | 65 | 100 |
Перу | доллары США | 75 | 180 |
Польша | доллары США | 65 | 150 |
Португалия | евро | 80 | 155 |
Пуэрто-Рико | доллары США | 90 | 215 |
Российская Федерация | доллары США | 25 | 80 |
Москва, Санкт-Петербург | доллары США | 40 | 145 |
Астрахань | доллары США | 35 | 85 |
Калининград | доллары США | 35 | 105 |
Мурманск | доллары США | 25 | 105 |
Новосибирск | доллары США | 30 | 95 |
Самара | доллары США | 40 | 90 |
Сочи | доллары США | 25 | 135 |
Тверь | доллары США | 40 | 80 |
Владивосток | доллары США | 30 | 120 |
Руанда | доллары США | 50 | 110 |
Румыния | евро | 55 | 140 |
Эль-Сальвадор | доллары США | 65 | 130 |
Самоа | доллары США | 50 | 85 |
Сан-Марино | евро | 85 | 135 |
Сан-Томе и Принсипи | доллары США | 55 | 90 |
Саудовская Аравия | доллары США | 90 | 205 |
Эсватини | доллары США | 45 | 135 |
Сейшелы | доллары США | 95 | 165 |
Сенегал | доллары США | 80 | 150 |
Сент-Люсия | доллары США | 95 | 265 |
Сербия | евро | 55 | 100 |
Сингапур | доллары США | 105 | 245 |
Сирия | доллары США | 65 | 130 |
Словакия | евро | 60 | 135 |
Словения | евро | 65 | 140 |
Сомали | доллары США | 45 | 160 |
Судан | доллары США | 50 | 95 |
Суринам | доллары США | 55 | 125 |
Соединенные Штаты Америки | доллары США | 110 | 235 |
Сьерра-Леоне | доллары США | 65 | 160 |
Таджикистан | доллары США | 40 | 110 |
Таиланд | доллары США | 80 | 135 |
Танзания | доллары США | 60 | 140 |
Того | доллары США | 60 | 125 |
Тонга | доллары США | 50 | 150 |
Тринидад и Тобаго | доллары США | 100 | 195 |
Тунис | доллары США | 45 | 90 |
Туркменистан | доллары США | 80 | 135 |
Турция | доллары США | 40 | 90 |
Уганда | доллары США | 45 | 145 |
Узбекистан | доллары США | 45 | 125 |
Украина | доллары США | 55 | 105 |
Уругвай | доллары США | 65 | 125 |
Фиджи | доллары США | 70 | 135 |
Филиппины | доллары США | 85 | 145 |
Финляндия | евро | 85 | 190 |
Франция | евро | 110 | 170 |
Хорватия | доллары США | 70 | 135 |
Центральноафриканская Республика | доллары США | 70 | 110 |
Чад | доллары США | 45 | 95 |
Черногория | евро | 30 | 65 |
Чехия | евро | 60 | 140 |
Чили | доллары США | 85 | 210 |
Швейцария | евро | 90 | 215 |
Швеция | доллары США | 85 | 250 |
Шри-Ланка | доллары США | 50 | 145 |
Эквадор | доллары США | 55 | 120 |
Экваториальная Гвинея | доллары США | 50 | 150 |
Эритрея | доллары США | 85 | 80 |
Эстония | евро | 95 | 105 |
Эфиопия | доллары США | 60 | 110 |
Южно-Африканская Республика | доллары США | 35 | 120 |
Южный Судан | доллары США | 30 | 85 |
Ямайка | доллары США | 75 | 220 |
Япония | доллары США | 100 | 195 |
Иные расходы, подлежащие компенсации
К иным расходам, которые компенсируются при командировках, относятся:
- расходы по оформлению и выдаче виз,
- уплате обязательных пошлин и сборов,
- страхованию,
- проведению обязательных лабораторных тестов,
- комиссионные расходы при обмене валюты,
- аренде автомобиля за границей,
- расходы на горюче-смазочные материалы,
- по оплате проезда по платным дорогам и прочие.
Такие расходы работник вправе осуществлять только с разрешения нанимателя, предварительно уведомив его об этом.
Все эти расходы также нужно будет подтвердить, приложив соответствующие документы.
Как правильно оформить авансовый отчёт для возмещения расходов
По завершении командировки работник в течение 15 рабочих дней должен оформить авансовый отчёт об использовании денежных средств установленной формы с приложением всех подтверждающих его расходы документов.
Это могут быть проездные билеты в бумажном или электронном варианте (их нужно будет распечатать на принтере), чеки на оплату найма жилого помещения, счёт и квитанция об оплате из гостиницы, договор найма квартиры с индивидуальным предпринимателем или физическим лицом, иные документы, подтверждающие использование финансов.
В авансовом отчёте виден расчёт полной суммы командировочных расходов, разделённых по статьям бухгалтерского учёта. С помощью авансового отчёта с работником осуществляется окончательный расчёт по командировке путём зачисления необходимой суммы или удержания перерасходованных средств.
Командировочные расходы для водителей: особенности и нюансы
Водителям, работающим в автомобильных перевозках, за время нахождения в командировке возмещаются суточные за все дни и расходы по аренде жилья в виде общей выплаты без подтверждающих документов.
Размеры общей выплаты за время нахождения на территории Беларуси составляют от однократного до пятикратного размера суточных, то есть до 60 рублей. За время нахождения за пределами республики в размере не менее 25 евро и не более 150 евро.
Конкретный размер общей выплаты устанавливается работодателем.
В случае, если расходы водителя за границей превысят выданную ему сумму, ему возместят превышение стоимости аренды жилья при предъявлении подтверждающих документов. При этом будет применяться установленное Положением ограничение размеров расходов на найм жилья в соответствующей стране.
Водителям компенсируются иные расходы, понесённые в командировке с ведома и разрешения работодателя. К ним относятся расходы по оформлению виз, страхованию от несчастных случаев, страхованию автомобиля и гражданской ответственности перевозчика, оплате дорожных сборов, приобретению топлива, ремонту и мойке автомобиля, услуги логистических центров и прочие. Оплата прочих расходов также производится согласно подтверждающим документам.