Профессия недооценена, но спрос подтверждает её важность. Основатель клуба для бизнес-ассистентов рассказала о нюансах «большой работы»

Евгения Полудень работает помощником руководителя уже более 10 лет. Накопив определенный опыт работы с разными компаниями, в 2025 году она организовала первый в своем роде бизнес-клуб для ассистентов. В интервью «Про бизнес» Евгения рассказала, почему сложно найти хороших специалистов, как эта профессия может стать полноценной карьерой; раскрыла разницу между бизнес-ассистентом и личным помощником, а также поделилась другими подробностями данного рода деятельности.

Как появилась идея создать клуб

По словам Евгении первые мысли в данном направлении возникли в 2017 году процессе коммуникации с персоналом отеля, в котором ей необходимо было разместить руководство своей организации и прибывших на встречу с ним гостей:

«Мы очень много бронировали у них номеров, и в какой-то прекрасный момент один менеджер отеля сказал мне: «Евгения, вот ваши гости получают благо в виде этих номеров, обслуживания и всё, а вот люди, которые для них это всё делают, остаются незамеченными, хотя это большая работа».

Они предложили мне накопление бонусов для помощников и секретарей, которые потом можно использовать в их отеле на различные услуги — сходить в спа, ресторан и так далее. Меня это настолько впечатлило, что я подумала: это же очень крутая идея! Тогда у меня зародилась мысль, что помощники могут получать какие-то плюшки, независимо от зарплаты и выполнения обязанностей.

Идея стала обрастать дополнительными деталями, и наконец в 2025 году я решила, что пора реализовать этот проект — создать полноценный клуб для бизнес-ассистентов, чтобы помогать им учиться, находить работу и поддержку, а для предпринимателей предоставлять ценные кадры». 

Отличие бизнес-ассистента от личного помощника и заместителя директора

Евгения настаивает на четком разделении этих ролей. Если личный ассистент занимается бытовыми вопросами, то задача бизнес-ассистента — освободить руководителя от операционной рутины для решения стратегических задач. Она отмечает, что в вакансиях на удаленную работу встречаются обе формулировки, но для работодателей важно конкретизировать, кого они ищут:

«Есть принципиальная разница между личным ассистентом и бизнес-ассистентом. Когда человек ищет себе помощника, важно понимать, с какой целью он это делает. У меня был случай, когда я работала на компанию, которая искала бизнес-ассистента — они решили, что доросли до этого, это был какой-то престижный момент для них.

Но когда я пришла к ним работать, задачи были на уровне купить туалетную бумагу и почистить кофемашину. Я не совсем поняла, с какой целью они это делали. Им бы хватило обычного секретаря, которому они могли бы платить меньше и который закрывал бы все их потребности. Люди не пускали в бизнес-процессы, не давали возможности познакомиться с тем, чем занимается компания — здесь скорее про секретаря».

Ключевая миссия ассистента — стать «силой умножителем» для руководителя

Евгения считает, что его главная цель — взять на себя операционные и административные задачи, чтобы освободить время и интеллектуальные ресурсы руководителя для стратегической работы. По сути, эффективный ассистент создает пространство для концентрации на двух фундаментальных ролях лидера:

1. стратегия и переговоры: фокусировка на внешней коммуникации/выстраивании партнерств и запуске новых процессов, где необходим личный авторитет и принятие решений;
2. генерация и интеграция идей: не столько создание идей с нуля, сколько их постоянный сбор, анализ и синтез из внешней среды — общения, трендов, информации — с последующей трансформацией в рабочие проекты.

Всё остальное — координация бизнес-процессов, коммуникация, контроль сроков и даже полноценное проектное управление — может и должно быть делегировано надежному помощнику.

Исполнитель с правом на тактические решения

По словам Евгении, также важно проводить четкую грань между позицией заместителя директора и ассистента. Заместитель разделяет с руководителем ответственность за результаты, управляет людьми и процессами самостоятельно в рамках своей зоны. Ассистент — это профессиональный исполнитель, чья экспертиза заключается в безупречном выполнении поручений:

«В чем разница между заместителем директора и бизнес-ассистентом? Нужно понимать, что ассистент — это исполнитель. Ассистент не принимает никакого решения. Если руководитель — он руководит людьми, процессами, ставит цели и за них отвечает. А помощник — просто исполнитель.

То есть делает то, что нужно по определенному плану, по определенному алгоритму или без алгоритма. Ассистент тоже может принимать решение, но только в рамках четко поставленной задачи. Это большая разница».

Погружение в бизнес-процессы обязательно

«Моё убеждение — бизнес-ассистент определенно должен владеть информацией о том, как работает компания, как выстроены бизнес-процессы. В какой-то момент он контролирует результаты работы или выполнение задачи, поставленной руководителем. Ему надо знать, к кому обратиться по этому вопросу, как это должно выглядеть, в каком виде руководитель должен получить результат.

Погружаться в бизнес-процесс определенно надо. Даже если ты этого не знаешь, когда работаешь в компании, присутствуешь на совещаниях, отчетных мероприятиях — ты должен понимать, как работает компания в целом, какие отделы за что отвечают, какие результаты дают. Это может натолкнуть тебя на идею оптимизации процесса, потому что, имея опыт, ты знаешь, как это работает в других компаниях, можешь предложить какие-то инновации», — считает Евгения.

Случаи, когда ассистент становится конкурентом

«У многих собственников есть страх того, что бизнес-ассистент, глубоко погруженный в процесс, может взять и скопировать бизнес-модель, стать конкурентом. Такие случаи определенно есть. Это не моя история, потому что я уважаю свою работу, свою позицию, занимаюсь этим уже больше 10 лет.

В том числе цель моего проекта — чтобы помощники не думали, что это просто переходная стадия до чего-то большего. Можно и в своей сфере дорасти до того момента, когда испытываешь удовлетворение и от работы, и от уровня заработной платы. Можно расшириться не вертикально, а горизонтально, расширяя свои полномочия, диапазон обязанностей.

У меня были случаи, когда в компании бизнес-ассистент дорастал до руководящей позиции, принимал на себя руководство какого-то направления или проекта. Такое тоже возможно».

Жены руководителей боятся, что ассистент — это слишком близкая связь

«Иногда жены руководителей могут ревновать к ассистентам, боятся слишком близкого контакта и даже настаивают на том, чтобы на этой позиции работал мужчина. Но в моей практике такого не было, потому что есть деловая этика, этические нормы, когда человек себе не должен позволять переходить границы.

Человек, профессионал своего дела, не станет переходить эти рамки. Если компания серьезно настроена на то, чтобы ассистент был полноценным участником бизнес-процессов, такого происходить не должно».

«Красные флаги» при найме: неуверенность и вранье в резюме

«При найме стоит понимать, что бизнес-ассистент должен быть готов к любому повороту событий. Кроме того, я считаю, что образование имеет значение. Не имеет значения в какой сфере, но человек должен быть с высшим образованием. Это дает не знания, а склад ума, интеллектуальное развитие. 

Также важно быть гибким, исполнительным, вежливым, многозадачным, потому что ты лицо руководителя.. Уметь расставлять приоритеты, отличить существенное от второстепенного

Есть «красные флаги», когда не стоит нанимать бизнес-ассистента. Человек не уверен в себе, не может дать чёткий ответ на поставленный вопрос, врет в резюме.

Например, одному из коллег я помогала нанять ассистента и собеседовала кандидатов. Человек пишет в резюме уровень английского разговорный, а ты начинаешь с ним говорить на английском, а он вообще просто полный ноль. Ты думаешь: стоит ли мне доверять остальным пунктам такого резюме? Для каждого ассистента найдётся свой руководитель. Когда пишешь в резюме что-то, ты должен быть уверен, что это точно знаешь. Это очень сильно подставит руководителя, потому что он потратил время на поиск человека, и в итоге промахнулся из-за того, что человек соврал в резюме». 

У мужчин больше амбиций — они считают эту позицию стыдной

«Среди бизнес-ассистентов больше девушек, чем мужчин. Почему так? Потому что у мужчин больше амбиций — моё чёткое убеждение. У мужчин есть такая история, что им стыдно быть бизнес-ассистентом. Как будто бы это кто-то «принеси-подай». Задача моего проекта заключается в том числе и в том, чтобы объяснить людям, что это не так. Это очень классная позиция, потому что ты полноценный участник бизнес-процесса. Ты можешь быть кем-то больше, чем просто исполнитель. Помощник руководителя - это как партнер в бизнесе».

Руководитель ищет ассистента на долгосрочную перспективу

«Когда руководитель ищет себе ассистента, он ищет его в долгосрочной перспективе. Потому что очень много времени уходит на подготовку, обучение, посвящение во все истории, притирание с руководителем.

Это очень долгий процесс — каждый день что-то новое, с чем, может быть, никогда не сталкивались. Ты потратил много времени на то, чтобы выстроить отношения, познакомить его со своими партнерами, дать все контакты, которые могут быть растянуты во времени. Потом искать что-то новое — руководителю иногда выгоднее и приятнее согласиться на повышение заработной платы, расширение обязанностей, чем искать нового ассистента, тратить на это время, опять обучать.

Я считаю, что это позиция с долгосрочной перспективой. Ассистентов берут многих без опыта, они потом развиваются, обучаются, перерастают компанию и ищут уже что-то большее, оставаясь в профессии. Это может варьироваться от года до 5 лет, есть люди, которые работают 10 лет вместе».

—***—

Читайте нас в и . Присоединяйтесь!
Хотите поделиться интересной новостью? Отправьте ее нам в .
Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите CTRL+ENTER.