Как все успевать: почему не работает тайм-менеджмент и что с этим делать

Для большинства взрослых будни сводятся к работе, дороге, домашним делам и отдыху, а регулярные тренировки, саморазвитие и активная социальная жизнь характерны скорее для меньшинства. Наиболее частая причина, по которой свободное время люди не занимают спортом, обучением, курсами, хобби, чтением книг, это нехватка времени. Согласитесь, это звучит как отговорка. Но что делать, если желание проводить досуг с пользой есть, а времени, и правда, нет? В этой статье мы рассмотрим принципы тайм-менеджмента, разберем, почему они могут не работать, и какие техники и приемы действительно эффективны при планировании.

Тайм-менеджмент – это система методов и подходов для планирования и контроля времени, задач и приоритетов с целью повышения личной продуктивности. 

Базовые принципы тайм-менеджмента

• Приоритезация задач;
• Ведение списка дел/календаря (он выносится на бумагу или в приложение);
• Декомпозиция (крупные задачи разбиваются на более мелкие);
• Метод Time blocking (под задачу выделяется конкретный промежуток времени);
• Регулярность (лучше на задачу выделять 30 минут в день, чем 5 часов раз в месяц);
• Техника Pomodoro (работа циклами, 1 цикл: 25 минут – работа над задачей, 5 минут – отдых, после 4 таких циклов длинный перерыв 15-30 минут).

Эти принципы хороши тем, что:

• есть четкий график, согласно которому можно планировать весь будущий день;
• основной запас сил отдается на приоритетные задачи, что более продуктивно;
• снижена нагрузка на память (не нужно держать список дел в голове), соответственно, уменьшается тревожность.

Но здесь не учтены некоторые важные моменты:

• любой план может меняться из-за форс-мажоров (болезнь, переработки, незапланированные срочные дела);
• занятость не равно продуктивность (можно вести ежедневник, календарь, список дел, и при этом не приближаться к цели);
• большое количество планов не всегда можно упорядочить (когда мы пытаемся развиться сразу в нескольких сферах: спорт, карьера, отношения, хобби, дом, семья, учеба (добавим к этому изучение иностранных языков, путешествия, чтение книг, рисование, танцы, прогулки на лошадях, лепка из глины и т.д.), прогресс будет везде минимальный);
• переоценка своих возможностей (например, есть свободные 3 часа, на которые запланирована уборка, чтение книги и занятие по программированию, но после работы сил хватает только на что-то одно; не выполнение изначально поставленного плана → не оправдались собственные ожидания → снижение мотивации);
• техника Pomodoro не подходит для глубокого погружения (если задача сложная, то в продуктивное состояние человек входит только спустя 30-60 минут, прерывая это время можно только навредить), более того, количество циклов не равно хорошему результату - можно сделать 8-10 циклов, но не приблизиться к своей цели).

На своем примере могу отметить, что структура и четкий план дня действительно полезны, но они не будут эффективны, если на выполнение всего задуманного просто нет энергии. К тому же, есть еще одна проблема – времени больше не становится.

Поэтому целесообразно рассмотреть другие методы, которые меняют структуру дня и подход к планированию:

• Принцип «бутылочных горлышек».  

«Бутылочное горлышко» – это единственный ограничивающий фактор, который замедляет весь прогресс или рост в какой-либо системе. Вместо составления списка задач, необходимо выбрать ключевой пункт, без выполнения которого остальные задачи бессмысленны. Например, стоит задача начать заниматься в тренажерном зале.

Вместо составления списков из 20 дел более эффективным будет найти 1-3 действия, без которых остальные задачи бессмысленны, и работать с ними. Постепенное избавление от «бутылочных горлышек» позволяет легко, без больших временных затрат, без внутреннего сопротивления прийти к нужному результату.

• Метод избавления от лишнего.

Звучит банально, но иногда лучший способ все успевать – просто убрать то, без чего можно обойтись. Например: перестать смотреть ленту в социальных сетях каждый час, отписаться от 5 новостных каналов, чтобы уменьшить поток информации, отказаться от компьютерной или телефонной игры, в которую заходим просто по привычке.

• Каждый вечер – своя тематика.

Нет необходимости развивать сразу много сфер жизни каждый день, эффект от этого будет незначительный. В идеале – выделить 2-3 сферы, в которых хотелось бы вырасти в течение года и работать над ними. Если цель одновременно и работать, и учить английский, и заниматься спортом, и ходить с друзьями на прогулки, и читать книги, и рисовать картины, то лучше делать расписание на неделю, а не на день. Например, 2 раза в неделю – тренажерный зал, занятие английским – 1 раз в неделю и т.д., а уже потом каждый вечер отдавать под конкретное дело. Например, понедельник – тренировка, вторник - чтение книг, среда – занятие английским и т.д.

• Держать фокус.

Много времени и сил уходит на переключение внимания, к тому же мозг плохо переключается между разного рода активностями. Поэтому вместо плана:

1. 20 минут на обучение;
2. Ответить на сообщение;
3. Проверить ленту;
4. 10 минут на обучение;
5. Сделать звонок;
6. Отвлечься на бытовые дела;
7. Снова обучение.

Эффективнее действовать так:

1. 2 часа обучения,
2. 20 минут на бытовые дела,
3. 20 минут проверить телефон.

• Вести список Not-To-Do. 

Многие наслышаны про To-Do Lists – списки для организации работы и ведения дел. Достаточно полезно составить для себя перечень того, что делать не надо, что отвлекает, отбирает энергию и время. Например, не читать комментарии под новостями, не вступать в дискуссии в интернете и т.д.

• Заранее готовиться к делам.

Если завтра планируется важная задача, например, прохождение курса по какому-либо обучению, то лучше с вечера подготовиться к этому: сделать конспект, скачать нужную программу, таким образом, на следующий день уйдет меньше времени на старт.

• Измерять уровень энергии.

Все люди имеют часы максимальной продуктивности. Часто проблема заключается не в нехватке времени, а в том, что важные дела выполняются в периоды усталости. Нужно фиксировать для себя фазы, когда легче сконцентрироваться, когда хочется спать, когда лучше запоминается информация. Затем более сложные задачи выполнять именно в пик энергии.

• Разделение задач на быстрые и медленные.

Быстрые задачи (например, записаться к врачу, оплатить счет, купить абонемент) следует закрывать сразу «пакетами» по 15-20 минут, чтобы потом на них не отвлекаться, а на медленные (например, тренировка, обучение, подготовка к собеседованию) отводить бо́льшие временные промежутки.

• Не тратить лучшие выходные часы на бытовые дела.

Как правило, выходной день начинается с уборки, готовки, стирки, похода в магазин, а к середине дня уже сил ни на что нет. Попробуйте начинать выходной день с более серьезных вещей, например, тренировка или учеба, а после - переходить к бытовым.

• Оценка дня.

В конце дня задавать себе вопрос: если бы сегодня был единственный день недели, я был бы доволен результатом? Ответ на этот вопрос поможет сконцентрироваться на более важных делах, а не на мелочах.

• Принцип «не потерять неделю».

Если пропустили тренировку 1 раз, ничего страшного. Опасно, когда выпадает целая неделя. Поэтому оценивайте выполнение задач по периодам, а не по дням. 

• Развивать масштабное мышление - фокусироваться не на сегодняшних задачах, а на том, что даст эффект через год. Например, 5 часов изучения теории программирования, 7 часов практики, нормальный сон, тренировки 2 раза в неделю – такие действия через год дадут весомый результат, а просмотр новостной ленты, чтение комментариев под видео – почти никакого.

Придерживаясь этих принципов, вы сможете более эффективно распоряжаться свободным временем, проводить его с пользой, инвестируя в лучшую версию себя. Помните, невозможно успевать всё, нужно давать себе перерывы на восстановление и отдых. Делайте больше те задачи, которые принесут пользу в будущем и меньше те дела, о которых вы забудете уже через неделю.

Материал подготовила Алеся Олешкевич

Свежие, актуальные и оперативные новости в нашем Telegram-канале — коротко, быстро и по делу.