Как все успевать: почему не работает тайм-менеджмент и что с этим делать

Для большинства взрослых будни сводятся к работе, дороге, домашним делам и отдыху, а регулярные тренировки, саморазвитие и активная социальная жизнь характерны скорее для меньшинства. Наиболее частая причина, по которой в свободное время люди не занимают спортом, обучением, курсами, хобби, чтением книг, это нехватка времени. Согласитесь, рохоже на отговорку. Но что делать, если желание проводить досуг с пользой есть, а времени, и правда, нет? В этой статье мы рассмотрим принципы тайм-менеджмента; разберем, почему они могут не работать; выясним, какие техники и приемы действительно эффективны при планировании.

Тайм-менеджмент – это система методов и подходов для планирования и контроля времени, задач и приоритетов с целью повышения личной продуктивности. 

Базовые принципы тайм-менеджмента

• Приоритезация задач;
• Ведение списка дел/календаря (он выносится на бумагу или в приложение);
• Декомпозиция (крупные задачи разбиваются на более мелкие);
• Метод Time blocking (под задачу выделяется конкретный промежуток времени);
• Регулярность (лучше на задачу выделять 30 минут в день, чем 5 часов раз в месяц);
• Техника Pomodoro (работа циклами, 1 цикл: 25 минут – работа над задачей, 5 минут – отдых, после 4 таких циклов длинный перерыв 15-30 минут).

Эти принципы хороши тем, что:

• есть четкий график, согласно которому можно планировать весь будущий день;
• основной запас сил отдается на приоритетные задачи, что более продуктивно;
• снижена нагрузка на память (не нужно держать список дел в голове), соответственно, уменьшается тревожность.

Но здесь не учтены некоторые важные моменты:

• любой план может меняться из-за форс-мажоров (болезнь, переработки, незапланированные срочные дела);
• занятость не равно продуктивность (можно вести ежедневник, календарь, список дел, и при этом не приближаться к цели);
• большое количество планов не всегда можно упорядочить (когда мы пытаемся развиться сразу в нескольких сферах: спорт, карьера, отношения, хобби, дом, семья, учеба (добавим к этому изучение иностранных языков, путешествия, чтение книг, рисование, танцы, прогулки на лошадях, лепка из глины и т.д.), прогресс будет везде минимальный);
• переоценка своих возможностей (например, есть свободные 3 часа, на которые запланирована уборка, чтение книги и занятие по программированию, но после работы сил хватает только на что-то одно; не выполнение изначально поставленного плана → не оправдались собственные ожидания → снижение мотивации);
• техника Pomodoro не подходит для глубокого погружения (если задача сложная, то в продуктивное состояние человек входит только спустя 30-60 минут, прерывая это время можно только навредить), более того, количество циклов не равно хорошему результату - можно сделать 8-10 циклов, но не приблизиться к своей цели).

На своем примере могу отметить, что структура и четкий план дня действительно полезны, но они не будут эффективны, если на выполнение всего задуманного просто нет энергии. К тому же, есть еще одна проблема – времени больше не становится.

Поэтому целесообразно рассмотреть другие методы, которые меняют структуру дня и подход к планированию:

• Принцип «бутылочных горлышек».  

«Бутылочное горлышко» – это единственный ограничивающий фактор, который замедляет весь прогресс или рост в какой-либо системе. Вместо составления списка задач, необходимо выбрать ключевой пункт, без выполнения которого остальные задачи бессмысленны. Например, стоит задача начать заниматься в тренажерном зале.

Вместо составления списков из 20 дел более эффективным будет найти 1-3 действия, без которых остальные задачи бессмысленны, и работать с ними. Постепенное избавление от «бутылочных горлышек» позволяет легко, без больших временных затрат, без внутреннего сопротивления прийти к нужному результату.

• Метод избавления от лишнего.

Звучит банально, но иногда лучший способ все успевать – просто убрать то, без чего можно обойтись. Например: перестать смотреть ленту в социальных сетях каждый час, отписаться от 5 новостных каналов, чтобы уменьшить поток информации, отказаться от компьютерной или телефонной игры, в которую заходим просто по привычке.

• Каждый вечер – своя тематика.

Нет необходимости развивать сразу много сфер жизни каждый день, эффект от этого будет незначительный. В идеале – выделить 2-3 сферы, в которых хотелось бы вырасти в течение года и работать над ними. Если цель одновременно и работать, и учить английский, и заниматься спортом, и ходить с друзьями на прогулки, и читать книги, и рисовать картины, то лучше делать расписание на неделю, а не на день. Например, 2 раза в неделю – тренажерный зал, занятие английским – 1 раз в неделю и т.д., а уже потом каждый вечер отдавать под конкретное дело. Например, понедельник – тренировка, вторник - чтение книг, среда – занятие английским и т.д.

• Держать фокус.

Много времени и сил уходит на переключение внимания, к тому же мозг плохо переключается между разного рода активностями. Поэтому вместо плана:

1. 20 минут на обучение;
2. Ответить на сообщение;
3. Проверить ленту;
4. 10 минут на обучение;
5. Сделать звонок;
6. Отвлечься на бытовые дела;
7. Снова обучение.

Эффективнее действовать так:

1. 2 часа обучения,
2. 20 минут на бытовые дела,
3. 20 минут проверить телефон.

• Вести список Not-To-Do. 

Многие наслышаны про To-Do Lists – списки для организации работы и ведения дел. Достаточно полезно составить для себя перечень того, что делать не надо, что отвлекает, отбирает энергию и время. Например, не читать комментарии под новостями, не вступать в дискуссии в интернете и т.д.

• Заранее готовиться к делам.

Если завтра планируется важная задача, например, прохождение курса по какому-либо обучению, то лучше с вечера подготовиться к этому: сделать конспект, скачать нужную программу, таким образом, на следующий день уйдет меньше времени на старт.

• Измерять уровень энергии.

Все люди имеют часы максимальной продуктивности. Часто проблема заключается не в нехватке времени, а в том, что важные дела выполняются в периоды усталости. Нужно фиксировать для себя фазы, когда легче сконцентрироваться, когда хочется спать, когда лучше запоминается информация. Затем более сложные задачи выполнять именно в пик энергии.

• Разделение задач на быстрые и медленные.

Быстрые задачи (например, записаться к врачу, оплатить счет, купить абонемент) следует закрывать сразу «пакетами» по 15-20 минут, чтобы потом на них не отвлекаться, а на медленные (например, тренировка, обучение, подготовка к собеседованию) отводить бо́льшие временные промежутки.

• Не тратить лучшие выходные часы на бытовые дела.

Как правило, выходной день начинается с уборки, готовки, стирки, похода в магазин, а к середине дня уже сил ни на что нет. Попробуйте начинать выходной день с более серьезных вещей, например, тренировка или учеба, а после - переходить к бытовым.

• Оценка дня.

В конце дня задавать себе вопрос: если бы сегодня был единственный день недели, я был бы доволен результатом? Ответ на этот вопрос поможет сконцентрироваться на более важных делах, а не на мелочах.

• Принцип «не потерять неделю».

Если пропустили тренировку 1 раз, ничего страшного. Опасно, когда выпадает целая неделя. Поэтому оценивайте выполнение задач по периодам, а не по дням. 

• Развивать масштабное мышление - фокусироваться не на сегодняшних задачах, а на том, что даст эффект через год. Например, 5 часов изучения теории программирования, 7 часов практики, нормальный сон, тренировки 2 раза в неделю – такие действия через год дадут весомый результат, а просмотр новостной ленты, чтение комментариев под видео – почти никакого.

Придерживаясь этих принципов, вы сможете более эффективно распоряжаться свободным временем, проводить его с пользой, инвестируя в лучшую версию себя. Помните, невозможно успевать всё, нужно давать себе перерывы на восстановление и отдых. Делайте больше те задачи, которые принесут пользу в будущем и меньше те дела, о которых вы забудете уже через неделю.

Материал подготовила Алеся Олешкевич

Свежие, актуальные и оперативные новости в нашем Telegram-канале — коротко, быстро и по делу.