Всё, что нужно знать работнику и нанимателю о дистанционной работе

Дистанционная работа, или “удалёнка”, как её называют в просторечье, - особенная форма трудовых отношений, удобная для обеих сторон. При дистанционной работе не нужно снимать офис и организовывать рабочее место сотруднику.

Выполнение работы происходит удалённо, из дома или другого места по выбору самого работника, с помощью средств коммуникации и современных информационных технологий. В отношении законодательно закреплённых прав и обязанностей работника и его работодателя дистанционная работа ничем не отличается от других форм трудоустройства.

Плюсы дистанционной работы:

• гибкий график, есть возможность регулировать ритм выполнения работы в течение дня,
• экономия времени и денег, которые затрачивались на дорогу от дома до работы,
• меньше отвлекающих факторов, которые присутствуют при работе в окружении сослуживцев в офисе,
• больше времени остаётся для семейного общения,
• мобильность, ведь работу можно выполнять из любого места, например, сидя в кафе.

Минусы, характерные для “удалёнки”:

• отсутствует живое общение с коллегами, что может быть некомфортно для экстравертов,
• сложности самоорганизации – требуется высокая самодисциплина,
• размытые границы между работой и личной жизнью, рабочее время трудно отделить от личного,
• могут возникать технические проблемы с оборудованием и связью,
• сложность учёта рабочего времени сотрудника.

Фото: pravo.by

Краткая история возникновения

Формат дистанционной работы используется ещё с конца 20 века. Такая работа называлась в США 90-х годов “телеработой”. Для сотрудников фирм, работающих удалённо, создавались специальные “телецентры”, оборудованные необходимой для работы техникой. Связь между работниками и нанимателем осуществлялась по телефону. В основном такая работа применялась для интеллектуального труда. Этим дистанционная работа отличается от надомного труда, при котором результат труда представляет собой материальные продукты.

С появлением интернета и беспроводной связи возможности применения дистанционной работы возросли многократно.

Широко используется на мировом рынке труда “фриланс” – выполнение определённой работы для заказчика с использованием интернета для получения задания и обмена результатами труда, с оплатой через электронные платёжные системы.

Первыми специалистами, которые стали выполнять работу дистанционно, стали дизайнеры, вебмастеры, программисты, журналисты-фрилансеры.

Массовое распространение дистанционная работа в России и Беларуси получила во время пандемии короновируса в 2020 году.

Какими законодательными актами регулируется дистанционная работа в Беларуси?

Правовое регулирование такой работы в нашей стране осуществляется на основании Трудового кодекса Республики Беларусь. Глава 25-1 под названием “Особенности регулирования труда работников, выполняющих дистанционную работу” введена законом РБ от 18 июля 2019 года № 219-З. Конкретные требования трудовых отношений с дистанционными работниками определены в статьях 307-1 - 307-5 ТК РБ.

Согласно статье 29-1, введённой Законом Республики Беларусь от 29.06.2023 № 273-З, многие действия по предупреждению и ознакомлению работника с документами и изменениями в трудовых отношениях, кроме заключения, изменения или расторжения трудового договора и договора о материальной ответственности, могут совершаться в электронном виде. При этом должна обеспечиваться однозначная идентификация сотрудника. Таким образом, возможности применения дистанционной работы существенно расширились.

Перечня профессий, работа по которым может выполняться в дистанционной форме, не существует. По разъяснениям Минтруда и соцзащиты, дистанционно могут работать специалисты разного профиля. Среди них могут быть юристы, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы, бухгалтеры. Главное условие – это возможность передавать результаты своего труда с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета.

Согласно ТК РБ, дистанционная работа может быть для сотрудника постоянной, временной или комбинированной. Временная не может превышать срок более 6 месяцев в течение одного года (или 180 дней), при этом срок исчисляется непрерывно.

Комбинированная форма дистанционной работы подразумевает конкретизированные условия её выполнения на дому или в месте нахождения работодателя. Например, работник 2 дня в неделю - во вторник и четверг - работает из дома, а в остальные дни недели находится на рабочем месте по месту нахождения нанимателя. Или устанавливается иная конкретная очерёдность выполнения работы - по часам, дням, неделям или месяцам. Всё отражается в трудовом договоре (контракте) в разделе о режиме работы.

Есть нюанс, касающийся возможности дистанционной работы из-за границы. Дело в том, что гарантии и нормы, установленные ТК РБ, действуют только на территории страны. Наниматель не сможет гарантировать их исполнение за пределами Беларуси. Поэтому, во избежание рисков для работников и их работодателей, в трудовом договоре с дистанционным работником рекомендуется оговорить, что работа выполняется на территории РБ.

Расскажем о том, как установить дистанционную работу своему сотруднику и обо всех нюансах, которые нужно учесть.

1 вариант: при приёме на работу

Устанавливаем дистанционную работу сотруднику изначально при приёме на работу. Это можно сделать, если работа, входящая в должностные обязанности, может выполняться исключительно дистанционно с использованием средств доступа в глобальную сеть интернет. Если же работа требует не постоянного, но хотя бы временного присутствия работника в офисе, установить такому сотруднику дистанционную работу нельзя.

Для оформления приёма на работу будущему работнику обязательно придётся придти в офис лично с необходимыми документами. Список документов, необходимых для приёма на работу, не отличается от общеустановленного.

Сам порядок оформления приёма на работу отличается только тем, что в трудовом договоре (в том числе контракте) и приказе обязательно указывается условие о том, что работа будет выполняться дистанционно.

В заявлении о приёме на работу будущий работник указывает буквально следующее:

“Прошу принять меня на дистанционную работу на должность администратора системного с … (дата)”

При заключении трудового договора или контракта нужно ориентироваться на примерные формы этих документов, установленные Министерством труда и соцзащиты. Как правило, в контрактах условие выполнения работы дистанционно указывается в пункте 1 и пункте 12. В пункте 1 контракта записывается, что:

«Работник выполняет свои трудовые обязанности дистанционно вне места нахождения Нанимателя с использованием для выполнения своей работы и осуществления взаимодействия с Нанимателем информационно-коммуникационных технологий.»

или

«Работа по настоящему контракту является дистанционной (вне места нахождения Нанимателя) с использованием для выполнения работы и осуществления взаимодействия с Нанимателем информационно-коммуникационных технологий (далее – дистанционная работа).»

В пункте 4.6 контракта, содержащим обязанности нанимателя по обеспечению охраны труда работника, записывается, что наниматель обязан:

«Ознакомлять Работника с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными Нанимателем, в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда Работника»

Подробные условия выполнения дистанционной работы прописываются в пункте 12 контракта «Дополнительные условия». Там размещается текст примерно следующего содержания:

«Место выполнения трудовой функции Работник определяет самостоятельно.

Работник обязан:

самостоятельно обеспечивать себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети Интернет;

использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные Нанимателем;

сообщать Нанимателю посредством любого средства связи, позволяющего достоверно установить отправителя и получателя информации (по телефону, по электронной почте, с помощью мессенджеров) о наступлении временной нетрудоспособности в течение 1 дня с момента ее наступления. После окончания временной нетрудоспособности направить Нанимателю по почте заказным письмом с уведомлением или предоставить нарочно оригинал листка нетрудоспособности;

отчёт о выполненной работе предоставлять Нанимателю ежемесячно не позднее последнего числа каждого месяца с использованием электронной почты …. (мессенджера Telegram, Viber, Skype…..)

Режим рабочего времени и времени отдыха устанавливается работником самостоятельно.

Взаимодействие между Работником и Нанимателем осуществляется путем обмена электронными документами посредством сети Интернет или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения Работника, уведомления, приказы и иные документы Нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, с использованием электронной почты …. (мессенджера Telegram, Viber, Skype…..)

Каждая из Сторон обязана подтверждать получение электронного документа или сообщения в электронном виде от другой Стороны в день получения такого документа.

Дополнительные соглашения об изменении условий настоящего контракта заключаются путем обмена электронными документами либо при личном присутствии Работника.

Если соглашение об изменении условий настоящего контракта заключается путем обмена электронными документами, то Наниматель обязан направить в течение 2 рабочих дней со дня заключения соглашения Работнику оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.

 Ознакомление Работника с приказом о прекращении контракта осуществляется путем обмена электронными документами либо при личном присутствии Работника. Если ознакомление Работника будет осуществляться путем обмена электронными документами, Наниматель в день прекращения контракта обязан направить Работнику оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.»

Таким образом, в заключаемом при приёме на работу трудовом договоре (контракте) закрепляется порядок взаимодействия между работодателем и дистанционным сотрудником. Взаимный обмен документами может подтверждаться электронной цифровой подписью, если она имеется у работника. Об этом тоже указывается в дополнительных условиях контракта.

Условие учёта рабочего времени также должно оговариваться в контракте, например:

«Учёт рабочего времени и времени отдыха Работника ведёт Наниматель с помощью тайм-трекинга в программе ProofHub.»

Если работник пользуется собственным оборудованием для выполнения работы, то можно прописать в договоре порядок компенсации за использование оборудования и возмещения других расходов на выполнение дистанционной работы.

Далее наниматель издаёт приказ о приёме на работу, где также указывается условие принятия на дистанционную работу. Должностное лицо нанимателя (специалист по кадрам, юрисконсульт или бухгалтер) оформляет установленным порядком личное дело работника и трудовую книжку. Высылает в пятидневный срок данные по форме ПУ-2 в Фонд социальной защиты населения. Сообщает сведения о приёме на работу военнообязанного в военкомат по месту приписки лица, являющегося призывником или военнообязанным.

2 вариант: установление дистанционной работы уже работающему сотруднику

Если дистанционная работа будет устанавливаться (или отменяться) по инициативе нанимателя, то ему необходимо будет соблюдать требования статьи 32 ТК РБ и уведомить работника об изменении существенных условий труда за месяц установленным порядком.

Если работник по своей инициативе или по достигнутой договорённости между нанимателем и сотрудником переходит на дистанционную работу, оформление выполняется в следующем порядке.

Работник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором указывает:

“Прошу разрешить мне перейти на дистанционную работу в связи с… (указываются обстоятельства)»

Наниматель издаёт приказ о переходе на дистанционную работу или о временном переходе на дистанционную работу, ссылаясь на статью 307-1 ТК РБ в преамбуле приказа. В основаниях приказа указывается соответствующее заявление работника и дополнительное соглашение к трудовому договору или контракту.

В дополнительном соглашении к контракту оговариваются те же необходимые условия, как в первом случае: условие выполнения работы дистанционно, условия использованием оборудования нанимателя или собственного, взаимного обмена информацией и периодичность контактов и прочие.

Если в организации разработано и действует положение о дистанционной работе или другой локальный правовой акт (ЛПА), то в контракте с каждым сотрудником не нужно прописывать все условия этой работы. Достаточно будет ознакомить работника под подпись с этим документом при приёме на работу или при переходе на дистанционную работу.